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引っ越ししただけでは終わらない!?その後の手続き

*_2020年9月7日配信 102コラム_*

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新型コロナウイルスの影響により緊急事態宣言が解かれた後もテレワークを続けている企業も多く、
オフィスはさほど広くなくていいということからオフィスを縮小したり、
郊外に移転を考える企業が増えています。
しかし事務所の移転は、旧事務所の解約届けから物件探し、契約、内装工事、
引越しとやらなければならないことが多岐にわたります。
移転計画の担当者は、計画の立案時から引越しが完了するまで、とても多忙な日々が続きます。
引越しが完了した瞬間の達成感、安堵感は、この上ないでしょう。
しかし、オフィスの移転は引越しで終了ではありません。
オフィス移転に伴う手続きといえば、住所変更、電話番号変更などは容易に頭に浮かぶと思いますが、
必要な手続きはそれだけでは終わりません。
税金・社会保険に関わる届出・申請もあります。
さらに、提出書類も類似したものが多く、混同しがちなので要注意ポイントでしょう。
さて、その提出書類、何処に提出したらよいのでしょう。

法務局や税務署に提出する書類
1.本店・支店移転登記申請書
提出先:法務局
提出期限:オフィス移転日から2〜3週間
本社(支社・支店)
オフィス移転の際には、本店・支店移転登記の申請が必須です。
会社設立の日付や移転の概要といった基本情報を申請書に記入する必要があります。
本社の場合は移転日から2週間、支社の場合は3週間が提出期限となっています。

 2.異動届出書
提出先:税務署
提出期限:オフィス移転後(できるだけ速やかに)
関連事項:法人税
異動届出書とは、基本事項の変更があった場合に提出する必要がある書類です。
代表者が変更した、屋号または名称が変更になったり事業内容が変更の場合でも、提出する必要があります。

3.適用事業所所在地・名称変更届
提出先:社会保険事務所
提出期限:オフィス移転日から5日以内
関連事項:年金
この書類の提出を怠ると、所属している社員の年金手続きが正常に行われない場合があります。
非常に重要な上に提出期間が短いので、早急に提出しましょう。

 4.労働保険所在地等変更届
提出先:労働基準監督署、公共職業案内所
提出期限:オフィス移転日から10日以内
関連事項:労働保険
事業主の氏名や住所などが変更になった場合に提出する必要がある書類です。
法人の場合は提出不要です。

作業完了後
引越し作業をしたら終わりというわけではありません。
住所変更や社員の定期券の変更促進の連絡など行う作業はまだまだ多くあります。

・取引先・関連会社に事務所移転の案内は出しているか
・社判・ホームページ・パンフレット・名刺等の会社書類の住所は変更したか
・社員の定期券の切り替えは完了したか
・原状回復の内容は確認したか
・廃棄物・残量物はどのくらいあるか
・廃棄物処理はどのように行うか

オフィス移転といっても右から左に引っ越しするだけではなく、非常に多くの手続きや申請が必要になります。
上記以外にも移転作業開始してから消防署への届け出や電話回線の手配など業務は広範囲に渡ります。
オフィス移転前に、「どんな手配が必要なのか」、「何にどれくらい時間がかかるのか」などを確認しましょう。
移転スケジュールを作成し、行うべきことを事前に把握しておけば、
オフィス移転作業をスムーズに進められます。
とくに諸官庁に提出する書類については、提出期限があるため念入りに確認しましょう。
通常業務と並行して進めるのが難しい」、
「短期間で移転したい」という場合はオフィス移転の準備、
オフィスプランニング、移転作業、作業後アフターフォローを一括で行ってくれる業者を探しましょう。

オフィスの移転、施工のご相談等も承っておりますので、お気軽にご相談下さい。 お待ちしております。

 

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