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便利なLINE、個人アカウントで業務利用する時の落とし穴!

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いま、もっとも身近なコミュニケーションツールのひとつと言える「LINE」

簡単にメッセージのやり取りができたり、かわいいスタンプがあったり、画像をシェアできたりと、とにかく便利です。その便利さを知っているからこそ社内で社員間の連絡や情報共有/業務にも使っている。という方もいるのではないでしょうか?

実はプライベートで使っている「個人アカウント」の業務利用には、とても恐ろしいリスクが潜んでいます。

 

LINEを業務利用する上での注意点、5つのリスク

1.アカウント乗っ取り&不正ログインの恐れ

以前、ニュースでも話題になった「LINEアカウントの乗っ取り」はご存知の方も多くいらっしゃるはずです。

ハッキング被害によってアカウントを第三者に乗っ取られた場合、アカウント内に残されている機密情報が外部に漏えいしてしまう恐れがあります。

 

2.知り合いの “なりすまし” に自ら社内情報を流出

いつの間にか『友だち』に存在する同僚の名前…

本人だと疑わずに社内の情報共有グループに追加したところ、実は “なりすまし” だったことが判明!

気付く頃には時すでに遅し。何気なく連絡したつもりが社内情報が外部に流出してしまい甚大な情報漏えいに繋がることも考えられます。その被害は計り知れません。

 

3.うっかりでは済まされない誤送信

社内の人にファイルを送るつもりが、誤ってプライベートの友人に送ってしまった。

しかも、そのファイルには重要な新製品情報や顧客情報が…

たとえ友人であろうともこれは立派な機密&個人情報漏えいです。情報漏えいは企業の信用度を大きく揺るがします。うっかりでは済まされない問題なのです。

反して友人や家族、恋人に送るはずのメッセージを上司や同僚に誤送信!?…なんて想像するだけで背筋がヒヤッとした方もいるのではないでしょうか。大事件に発展しうるのがLINEの誤送信です。

4.企業としてログ管理ができない

個人アカウントである以上、企業として「いつ」「だれが」「どんな」内容のやりとりをしているのか把握ができません。

もし、トラブルが発生した場合でも情報の追跡や状況を確認することができず、責任の所在をつかめない曖昧な状況に陥ります。

また、個人向けのLINEでは退職した社員を制御することもできず、社内情報やファイルを外部に転送され情報漏えいに繋がる恐れがあります。

 

5.プライベートと仕事のボーダーラインが曖昧に

思いついたらすぐにメッセージを送れる気軽さがLINEのメリットです。

たとえ休日でも仕事のメッセージを “受け取る” かもしれません。

上司や同僚からの連絡を「休日だから」と無下にすることはできませんよね。LINEで連絡した内容によっては、業務上のトラブルを生むことも考えられます。コミュニケーションの取りやすさはありますが「プライベート」と「仕事」の切り分けが難しくなると、ゆくゆくは大きなストレスにつながっていくでしょう。

 

社内連絡や情報共有に使われてきた従来のメインツールといえば「メール」ですが、相手の確認状況や返信のタイミングが分からないという不便さがあります。そこで国内におけるスマホの利用が定着している今日、すぐに確認ができる「SNSコミュニケーションツール」の利用が増加してきました。

しかし、利用制限のないLINEを企業または社員が自由に業務利用することは、危ない橋を渡るようなもの。

いま一度、企業のセキュリティを考えたSNSコミュニケーションツールの使い方を振り返ってみてはいかがでしょうか?

 

当社でも施工等のご相談等承っておりますので、お気軽にご相談下さい。お待ちしております。

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