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Web会議、テレビ会議どちらが最適??

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企業が会議システムを導入する際に必ずチェックするのが「Web会議」「テレビ会議」の違いです。
一般的には、PC上のソフトウェアやブラウザを使って行うのが「Web会議」で、専用端末やモニタ・カメラ・音声機材を使うのが「テレビ会議」です。

 

Web会議のメリット・デメリット
Web会議システムはPC上でソフトウェアやブラウザを使って会議に参加できるのが特徴です。
自分のPCを使えるので、遠隔地のスタッフを集めて打ち合わせをしたり、社外の担当者やクライアントと自席からリモートで連絡したりするなどの用途に最適です。
会議室は必ずしも必要ありません。オフィスや社外の会議室を予約しなくても、スタッフの都合さえつけばすぐに会議を開始できます。
Web会議システムを導入する場合、システムの提供形態にも目を向けることが大切です。
Web会議システムの導入方法は一般的に「クラウド型」と「オンプレミス型」に分かれます。
クラウド型の場合、会議システム用のサーバを自社管理する必要はありません。サービス提供事業者がサーバを管理するため、
IT専門部署がない企業や専門的なIT知識を有する担当者がいない企業でも比較的導入しやすく、また初期導入費を抑える効果も期待できます。
一方、オンプレミス型は自社でサーバ等を調達・準備する必要があり、初期導入コストが膨らみがちです。
また、複数拠点を接続するときに用いる「MCU(多地点接続装置)」を設置するコストも踏まえる必要があります。
ただし自社管理のため、自社のセキュリティ要件や用途に合わせて仕様をカスタマイズしやすい、等のメリットもあります。

テレビ会議のメリット・デメリット
テレビ会議システムの場合、会議室内に映像を映すカメラやモニタ、マイク/スピーカといった、専用の機材を導入するのが一般的です。
これらを各拠点に導入する必要があるため、初期コストは膨らんでいく傾向にあります。また、自席から参加できるWeb会議システムと違い、
会議に出席するときには会議室へ移動しなければならず、事前に部屋を予約する必要もあるため、開催準備が手間な点もデメリットといえるでしょう。
一方で、映像の画質はWeb会議システムより鮮明です。テレビ会議専用の端末が高解像度・高品質で映像・音声を処理するため、
画質・音声ともにWeb会議よりもより鮮明に、安定して利用できます。遠隔地を含んだ社内会議はもとより、
経営層が集まって重要な意思決定を下したり、取引先企業や優良顧客と商談したりするといった用途にも向きます。
なお、通信環境の悪い遠隔地をつないだ会議では、ネットワーク環境が不十分であることから端末の品質に関係なく、映像や音声の品質が低下しやすくなりがちです。
このようなケースでは、VPNなどの専用回線を敷設し、映像や音声の品質を確保できるような対策をする企業もあります。
敷設費が必要ですが、映像の劣化や音声の遅延の解消が期待できます。
Web会議システムとテレビ会議システムではそれぞれ用途と機能が異なります。自社においてどんな用途で使うのかをあらかじめ想定し、
その用途に適したシステムを選択することが重要です。初期コストだけでなく、ランニングコスト、オンプレミス型なら保守サポートのコストなどを総合的に考慮し、
1年、2年と使ったときの総コストを試算したうえで選定することが大切でしょう。
さらに、費用だけでなく詳細な機能や技術にも目をむけ、自社が抱える課題を解決できるシステムであるかを、きちんと確認するようにしましょう。

テレビ会議・Web会議システムの導入時には初期費用に注目してしまいがちですが、長期的にみて利用しやすい料金設定かどうかもしっかり確認しておきましょう。
月々の利用料金はもちろん、導入後に接続拠点や利用人数を増やすなどを仮定した際にかかる費用も確認しておくと安心です。
また、テレビ会議・Web会議システムの料金体系には、使った分だけ料金が発生する「従量課金制」と、利用状況に関係なく一定の料金が発生する「定額制」の2種類があります。
必要な時に必要なだけ利用したい場合には従量課金制、利用頻度や利用量が多い場合には定額制といったように、自社に合わせた選択が大切です。
テレビ会議・Web会議は、パソコンの操作画面や資料などを共有しながら行うことで、より正確な情報を届けることができます。
テレビ会議システムの場合はパソコン画面の共有機能のみであることが多いですが、Web会議システムの場合は接続先から資料データに入力できる共有機能が搭載されているものもあります。
サービスによっては追加料金が発生することがあるため、その点も注意して選ぶようにしましょう。
テレビ会議・Web会議システムを選ぶ際は、いかに会議参加者が安心して社内の情報を共有できるかというセキュリティの点も考慮する必要があります。
特に、インターネットを介する場合には情報漏洩の危険性が高まるため、通信の暗号化やテレビ会議・Web会議への入室パスワード設定、I
Pアドレス指定、端末認証など、充分なセキュリティを確保できるかを確認しましょう。

 

当社でも施工等のご相談等承っておりますので、お気軽にご相談下さい。お待ちしております。

 

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