＊＿2019年10月21日配信　102コラム＿＊

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スマートフォンといえば普及率も急激に上昇し、現代社会の必須アイテムとして欠かせないものになっています。
ビジネスシーンにおいても無くてはならない、無いと仕事が出来ないのではないか？というツールにまでなってきていますね。
そんなスマホが、ビジネスフォンと連携して利用することが出来るのはご存知ですか？
簡単に言えば、「自分のスマホが会社のビジネスホンになる」と言うことです。
現在のビジネスフォンの多くの機種には「スマートフォン連携機能」が搭載され、利用すればスマホをビジネスフォンの子機として活用できるのです。
その連携方法はメーカーや機種によって異なりますが、基本的に専用のアプリをスマホにインストールして連携させる方法が取られています。
また、近年ではクラウドPBXを活用した「クラウド型ビジネスフォン」もサービス提供され、元々の機能とは別に広く活用されています。

スマホ連携機能の特徴

一番の特徴は、オフィス内のビジネスフォンと連携されたスマホが相互に内線通話が可能になること。
これにより、オフィス内のすべての通話が内線化でき、通信費のコストダウンに大きく貢献してくれます。
外部においても、例えば営業マンが外出先から得意先に電話するときも会社の番号で発信できるため、
プライベートのスマホを利用している場合でも安心して利用でき、会社の電話回線で外線発信できるので、使用料金の把握がしやすくなります。
また、会社にかかってきた外線電話を外出している社員に内線転送できるので、業務の効率化にも繋がります。
その際、転送相手が電話に出られないときは、オプションの留守録メールと留守録ボックスを活用することで、
連絡内容の確認がすぐに行えるので、ビジネスチャンスを逃しません。
以上のように、ビジネスフォンとスマホを連携させれば、
子機としてビジネスフォンの機能の大半が使えるようになるので、通信コストの削減や業務効率化に効果的だといえます。

では具体的にどういった機能があるのでしょうか。

リモートコールバック機能
リモートコールバックとは、例えば営業マンが外出先からスマホで得意先に電話するとき、会社の電話番号で相手に電話ができる機能。
電話をかけた相手側でも、知らない携帯電話番号ではなく、会社の電話番号が表示されるので対応しやすくなります。
単純な考え方としては、スマホが一時的にビジネスフォンの子機になったといえるでしょう。
そのため、プライベートのスマホを業務で利用していても通話料金を気にせず使えるようになるのです。
予めビジネスフォンに自身の携帯番号や、相手の電話番号を登録しておく必要があるものの、一度登録してしまえば通話料0円で全ての通話ができるのです。

スマホへの様々な転送機能
基本的にビジネスフォンには「転送機能」が搭載され、会社に外線着信があったとき社内のビジネンフォンへ転送するだけでなく、
あらかじめ登録してある担当者の携帯電話やスマホにも転送できる機能が備わっています。主な転送機能は、以下の3種類。

・外線自動転送
予め登録している担当者宛に外線着信があったとき、その担当者が不在だった場合、登録してあるスマホや外出先の電話へ即座に自動転送する機能です。
そのとき担当者に電話が転送できなかったときでも、着信時間、相手先、相手先の電話番号などの情報をメールで送信する
「外線転送不成立メール」といった機能もセットで利用できるのです。
ちなみに、転送したあとの通話は一定時間を経過すると主装置で自動的に切断されるので、通話が2重になる心配はありません。

・外線手動転送
掛かってきた外線着信を、人の手で外出先の担当者のスマホに電話を転送する方法になります。

・無応答転送
外線着信があったとき担当者が不在だった場合、応答せずに一定時間経過すると、予め登録してある担当者のスマホや、
他の内線電話機を呼び出す転送機能です。これは着信後から転送するまでの時間は設定しておく必要があり、
解除しないと転送状態のままになっているので、会社に居るときは解除しておきます。

その他にも、様々な転送機能が搭載され、機種によって使える転送機能が多少異なるので、よく確認してから機種は選びましょう。

スマートフォンは、今やビジネスには欠かせないツールとなり、ビジネスフォンと連携させることで更に便利に活用できます。
連携させることで、ビジネスフォン⇔スマホの通話はすべて内線通話が利用できるので、通信コストの削減と業務効率化に一役買ってくれるのです。
便利に使えるスマホを今よりももっと便利に活用しましょう。

当社でも施工等のご相談等承っておりますので、お気軽にご相談下さい。お待ちしております。

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