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ご存じですか?ビジネスホンの録音機能

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ビジネスホンには録音機能が備わっているのはご存じですか?
電話通話の録音といえば、「留守番電話」を思い浮かべる方も多いですよね。
現在のビジネスホンは、会話中の音声まで録音できる驚くべき機能が備わっています。
特別機械に詳しくないという方でも、簡単に利用することができます。

外線通話に対する全通話録音を行い、社内のLAN上のPCから録音データの確認、
削除、バックアップ等が可能です。 保存されたデータには、通話開始時間、
通話時間、相手先電話番号情報を含みます。
保存されたデータはリスト管理され、検索画面より必要な音声を再生、削除、バックアップ等ができます。

通話録音の仕組み
1.通話録音には、ふたつの方法があります。
①通話録音装置などをつなぐ。
②ソフトウェア等をダウンロードする。
2.録音したファイルの保存方法は、大きくふたつに分かれます。
①ローカル保存。
②クラウド保存。

利用効果
オペレーターの顧客対応の向上や電話対応品質の改善
通話録音を行っているため、オペレーターの顧客に対する対応にいつも以上に気を付けるようになります。
また、お客様からお褒めの言葉を頂いた会話や逆にクレームとなってしまった
会話を生きた教材として利用できます。
そのため、実際の会話を聞きながらアドバイスなどが出来るため顧客対応の向上が可能です。

顧客満足度のアップ
通話録音をしていることでオペレーターの聞き間違いや聞き漏らしを防止します。
そのため、発注ミスや伝達ミスも軽減され顧客満足度のアップが可能です。
また、顧客対応のスキルが向上すれば、自ずと顧客満足度のアップも見込めます。

業務効率の改善
通話録音データをそのまま共有も可能なのでメモを取らずに伝達も出来ます。

不正防止
コンプライアンスの遵守は非常に重要ですが、社外でのやり取りまで管理することは非常に難しいです。
しかし、MOTの通話録音ならスマホでの受発信に関しても録音することが出来ます。
そのため、社員の不正な取引や横領、情報の拡散などを防ぐことが出来ます。

訴訟リスクの軽減
通話録音をしていない限り、電話はメールと違い記録には残りません。
そのため、取引先やお客様と「言った・言わない」の争いが起きてしまっていませんか?
すぐ解決できれば問題ないのですが、酷い場合訴訟になってしまうケースもあります。
しかし、通話録音をしていればお客様や社員の伝えたこと言われたことを正確に記録しておけます。
そのため、訴訟になるケースは非常に低く訴訟リスクの軽減が可能です。
また、通話録音をしていることを通話の最初にアナウンスすることで
冷静な判断をするようになり争いなどを防止する効果もあります。

当社も施工等のご相談等承っておりますので、お気軽にご相談下さい。お待ちしております。

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